Печати и штампы

Нашу жизнь повсюду сопровождают бюрократические условности, в которых легко запутаться. Статус важных документов должен быть подтвержден печатью или штампом. Если на документе поставить печать не ту или не там, то он может быть признан недействительным и на его корректировку можно потратить еще много времени. Вот почему важно разобраться с этими инструментами, которые документу придают юридическую силу.

Мы поможем вам разобраться, чем отличаются печати от штампов и всегда ли можно использовать факсимиле.

Чем отличается печать от штампа.

И печать, и штамп наносят изображение на бумагу. Они состоят из клише, которое погружают в штемпельную краску. Но между печатью и штампом есть существенная разница. Оттиск штампа отображает информацию, а печать придает бумаге юридический статус.

Применение и особенности печати.

Пользование печатью контролируется государством. Закон обязывал применять печать для документооборота юридического лица до апреля 2015 года. Но Федеральный Закон от 6 апреля 2015 г. N 82-ФЗ сделал применение печати правом, которое может быть закреплено Уставом компании, а не обязанностью.

В этом случае Федеральный Закон обязывает ставить печать на документе.

Печать. Юридическая сила.

Когда организация прописывает в Уставе, что она использует печать для ведения документооборота, то тогда ее использование наряду с подписями ответственных лиц делает документы юридически признанными на государственном уровне.

Требования к форме, содержанию и нанесению печати.

Форма и содержание печати строго определены законом. Печать состоит из клише круглой формы, имеет информацию об юридическом адресе и названии организации по-русски.

Место для оттиска печати тоже не произвольное. Он должен ставиться внизу листа, сверху подписей должностных ответственных лиц.

Особенности штампа.

Штампом можно маркировать документы: «оплачено», «погашено», «проверено» и другие. Он может содержать реквизиты организации для быстрого заполнения документа. Его форма и содержащийся текст не закреплены и он может отражать любую информацию.

Штамп не имеет юридической силы. Правда, только с недавних пор штамп отдела кадров в трудовой книжке является исключением. В других случаях эту силу дает заверяющая его подпись.

Использовать штамп, содержащий необходимую часто повторяющуюся информацию, удобно. Его ставят в углу в верхней части документа также для удобства.

Факсимиле

Факсимиле – это особенный штамп. Он точно воспроизводит индивидуальную подпись. Факсимиле изготавливают для того, чтобы заверять документы в отсутствие ответственного должностного лица. Но, чтобы пользоваться факсимильными подписями, требуется определить стандарты и внести их приказом в необходимые документы. Стандарты предусматривают способы хранения, полномочия использования (кем и в каких случаях) и санкции за неисполнение приказа.

Для того, чтобы применять факсимиле при заключении сделок, необходима договоренность между сторонами сделки о признании такого вида подписи. Это может прописываться в основном договоре или оформляться самостоятельным соглашением.

В любом случае указываются:

• Лица, которым могут применять факсимиле;
• оттиск факсимильной подписи;
• действия организаций при увольнении уполномоченного лица – владельца подписи;
• срок окончания соглашения.

Но, имейте в виду, что важные бухгалтерские документы с факсимильной подписью будут не действительны даже после заключения такого договора.

Например, Министерство Финансов РФ не приветствует использование факсимильных печатей. И счета-фактуры, подписанные факсимиле, считаются оформленными не по правилам, а поэтому сумма НДС, взятая для вычета при покупке по такой счет-фактуре будет восстановлена для уплаты в бюджет. Также сумма расходов по таким документам не сможет уменьшить налог на прибыль.
Но суд считает договоры, заверенные такой подписью, имеющими правовую силу.

Старайтесь, чтобы и факсимильную печать, и круглую печать было трудно подделать.

Делайте клише особенным:

• Толщину гильоширной сетки не более 0,1 мм;
• УФ-метки, контрольные или химические;
• используйте многоцветность;
• Гравируйте рисунки и фотографии;
• Наносите штрих-код.